تعتبر خطة العمل توصيفاً لما تنوي المؤسسة القيام به، وكيف سيتم تنفيذها والمكاسب التي ستتحقق منها. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل تدوين استراتيجية العمل في الجزء الخلفي من ظرف أو مستند ضخم يوضح ما تنوي الشركة القيام به في فترة معينة.
تعتبر خطط العمل بشكل أساسي أمراً استراتيجياً؛ تبدأ عند نقطة معينة مع بعض القدرات والموارد اللازمة للوصول إلى هدف محدد خلال بضع سنوات قادمة. في هذه الفترة، سيكون لدى الشركة قدرات وموارد مختلفة بالإضافة إلى تحقيق أكبر قدر من الإنتاجية والربحية وزيادة قاعدة الأصول. وستوضح الخطة آلية الوصول للأهداف المنشود.
ويمكن بتوفر خطة عمل جيدة التصميم، تحويل الفكرة إلى عمل واقع. ونستطيع القول أن توفر خطط العمل هو الطريق نحو إلهام فريق العمل ويسمح لهم أيضًا باتخاذ أي إجراء موجه نحو تحسين الوضع الحالي كما أن فوائده تتجاوز مجرد جمع الموارد. فهو يساعد في تحديد وصف الشركة وكذلك استراتيجية التسويق. سوف يوفر لرجال الأعمال القدرة على التنبؤ بمكانتهم في المستقبل بالإضافة إلى مساعدتهم على استغلال أسواق أكبر. بالإضافة إلى ذلك ، يُظهر لمقدمي القرض والداعمين والشركاء أن لديك فكرة واضحة، وأنك قد قمت بتحديد طرق للتنفيذ ، وهو يوضح أنك لست جادًا فحسب ، بل ملتزماً بنجاحها. المزيد ..
الموجز التنفيذي
يقدم هذا القسم ملخصاً للمحتوى الموجود في خطة العمل، و يتم استخلاص جميع التفاصيل المهمة حول الخطة في مدى أقصر نسبيًا. إنها التسمية التوضيحية الأعلى مستوى على الإطلاق وتتضمن عادةً معلومات موجزة تغطي جميع أقسام الخطة. و يركز على القيمة المقترحة للعمل ويقدم نظرة عامة. كما يجب صياغته مع وضع الأشخاص ذوي العلاقة في الاعتبار ، والأشخاص الذين قد لا يكون لديهم وقت لقراءة المستند بأكمله ولكنهم مهتمون بمحتواه الأجمالي. يجب أن يعطي الفرصة أيضًا لمن يرغبون في فهم الفكرة كلها؟ ، للقيام بذلك قبل الشروع في قراءة المستند بالكامل.
بيان العمل
ويعتبر هذا البيان الشرح الجوهري لأهداف المؤسسة وفلسفاتها. حيث يشير إلى ما تدور حوله المؤسسة. و يؤمن التواصل بين العملاء والموردين والموظفين والمجتمع وجميع أصحاب المصلحة الآخرين. كما أنه يعكس جانب المؤسسة الذي يتعلق بطبيعة المنتجات التي يتم تقديمها والجودة والخدمة وإمكانات النمو واعتماد التكنولوجيا وموقعه في السوق. كما إنه يساعد في توضيح النشاط التجاري الذي تتعامل معه والأهداف والغايات وكذلك التوقعات المستقبلية المرجوة ويجب أن يقدم انعكاساً شاملاً لمكان العمل أو المنتج أو الخدمات التي يتم تقديمها بالإضافة إلى العناصر الرئيسية للشركة.
توصيف الشركة
يتيح لك هذا القسم إعلام المستخدمين المقصودين بخطة العمل التي تدور حولها شركتك. حيث لا بد أن يتضمن التفاصيل الواردة فيما يلي : تاريخ بدء العمل التجاري ، ما الذي يقوم به ، بيان المهمة ، القيمة الأساسية بالإضافة لمعلومات أخرى. لدى طرحك وصف الشركة ،لابد أن تتضمن بعض المجالات التي تحتاج إلى التفكير فيها كنماذج الأعمال والعلاقات التجارية الفريدة التي تجعل مشروعك مميزاً، وموقعه والمالكين والهيكل القانوني ونمو المشروع. عند الرد على هذه الأسئلة، أيضاً التأكد من توافر المعلومات التي يمكن أن تتيح للقراء الحصول على صورة دقيقة للنشاط التجاري.
مواصفات المنتج
في هذا القسم ، سوف تقوم بتوصيف المنتجات والخدمات التي تقدمها شركتك. مع مراعاة أنه ليس من الضروري أن تكون أوصافًا مفصلة أو تقنية ، فأنت تحتاج فقط إلى استخدام مصطلحات بسيطة ، وتجنب المصطلحات الغير مفهومة والمعقدة بحيث يمكنك جذب اهتمام القراء. ستوضح في هذا القسم كيف تختلف المنتجات أو الخدمات التي تقدمها عن منافسيك. و يجب أن تدرج هنا أي حقوق نشر أو براءات اختراع أو علامات تجارية تمتلكها أو ربما تكون قد طبقتها ، كما سيعتمد طول هذا القسم على نوع النشاط التجاري الذي تتعامل معه. بالنسبة للأعمال الموجهة نحو الخدمات ، قد يُطلب منك تقديم المزيد من التفاصيل بينما قد لا تحتاج الشركات التي تعتمد على المنتجات إلى أوصاف طويلة. يعتمد ذلك أيضًا على ما إذا كان المنتج أو الخدمة جديدة ، فقد يُطلب منك توضيح طبيعة المنتج وقيمته وكيفية استخدامه من ضمن تفاصيل أخرى. إن عدم تقديم تفاصيل كافية وواضحة، قد يعني أن من يطلع على هذا المستند قد لا يقوم بتقييم عملك بشكلٍ كافٍ ، مما يجعل من الصعب عليك تأمين التمويل أو أي مساعدة قد تطلبها.
إليك فيما يلي بعض الأسئلة الأساسية التي تحتاج إلى إجابة عند كتابة وصف المنتج :
- هل الخدمات أو المنتجات التي يتم تطويرها موجودة بالفعل في السوق ؟
- ما هو الجدول الزمني لجلب المنتج إلى السوق ؟
- ما الذي يجعل المنتج مختلف عن ما يقدمه منافسوك ؟
- ماهية المنتجات التي ستقدمها ، هل أنت المصنع أو المُجمع أو تشتري من الآخرين ضمن سلسلة التوزيع ؟
خطة التسويق
تقوم بهذا الجزء بتحديد استراتيجية التسويق ، حيث يجب أن تتضمن الخطة قائمة بالمنافسين بالإضافة إلى تقديم معلومات عن المركز الذي يشغله منتجك في السوق. كما ستحتاج أيضاُ إلى تضمين معلومات حول السوق الأساسية التي ستستهدفها بمنتجك ، وملفات تعريف العملاء المثاليين فضلاً عن أبحاث السوق المماثلة الأخرى. تحتاج الخطة أيضاً إلى تسمية الاستراتيجيات التي سيتم استخدامها للوصول إلى السوق المستهدفة. لابد من إدراج الاستراتيجيات التي يتم استخدامها في الوقت الراهن في الخطة. كما يجب أيضًا وصف استراتيجية التسعير في هذا القسم ، والتي توضح العلاقة بين السعر وكل شيء آخر في العمل.
تحليل أداء المنافسين
تحتاج إلى تقديم معلومات حول الشركات الأخرى التي تقدم منتجات مماثلة أو بديلة. سيهتم مستخدموا المستند بمعرفة ما إذا كانت هناك تهديدات لرجال الأعمال قبل اتخاذ أي إجراء. تحتاج إلى إظهار حصة كل منتج من السوق المستهدفة، لك و لكل منتج منافس من خلال موقعك. يجب عليك أيضًا إظهار الاستراتيجيات التي وضعتها لمواجهة التهديدات التي قد يشكلها المنافسون. إذا كنت تقوم بإعادة تسمية أو تقديم منتج جديد ، فعليك أن توضح التدابير التي اتخذتها لضمان عدم استحواذ المنافسين على حصتك من السوق.
تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والمخاطر
يبحث هذا التحليل في البيئات الخارجية والداخلية لعملك. سوف تقوم بالتركيز على نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات التي قد تؤثر على عملك. يجب أن تشمل نقاط القوة المجالات التي تبرز فيها شركتك ؛ وقد تكون هذه بمثابة قاعدة أصول ضخمة والتي قد تشمل موظفين ذوي مهارات عالية ، قاعدة رأسمالية ضخمة ، شراكات قوية مع آخرين. يمكن أن تكون نقاط الضعف في المجالات التي لا يكون فيها النشاط التجاري جيدًا. يجب أن لا تتجنب الإدلاء بنقاط الضعف حيث يمكن التغلب عليها من خلال الاستراتيجيات التي قد تكون وضعت موضع التنفيذ. هذه النقاط ( الضعف) قد تشمل ؛ المشاحنات الداخلية ، والموظفين الذين ينقصهم الدافع بالإضافة للأمور الأخرى. يتم تعريف الفرص على أنها البيئة الاقتصادية الجيدة ، والحوافز الضريبية وغيرها ، في حين أن التهديدات تعرف بكونها السياسات الاقتصادية السيئة ، والمنافسة بالإضافة للعوامل الأخرى التي قد تؤثر على الأعمال التجارية من الخارج. لا يُظهر تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والمخاطر مكان عملك في أي لحظة معينة فحسب ، ولكنه يساعد أيضًا مستخدمي خطة الأعمال على اتخاذ التدابير التي قد تكون وضعت لمعالجة المشكلات التي تم تحديدها.
التشغيل ( العملية)
يصف هذا القسم الضرورات الأساسية لعمل المؤسسة مثل الموقع الفعلي والمعدات والمرافق. والاعتماد على نوع العمل، قد يتضمن التشغيل معلومات حول متطلبات المخزون ووصف عمليات التصنيع وبيانات الموردين. يجب التفكير في خطة التشغيل على أنها الخطوط العريضة لاحتياجات رأس المال والمصاريف الخاصة بالأعمال اللازمة للتشغيل اليومي للمشروع. يجب عليك تزويد المهتمين بقراءة خطة العمل بمعلومات حول ما قمت به حتى الآن ، والإظهار لهم أنك قد عرفت ما يجب القيام به بالإضافة إلى إظهار فهم واضح للعمليات الخاصة بإنتاج الخدمة أو المنتج الخاص بك. يمكن تقسيم قسم التشغيل إلى قسمين، وهما: قسم مرحلة التطوير وقسم عملية الإنتاج.
يبدأ قسم مرحلة التطوير بشرح ما تم إنجازه للتعرف على تنفيذ الأعمال. و يجب أن يتبع ذلك شرحًا واضحًا لما يجب القيام به للحفاظ على سير الأمور بسلاسة في هذا المجال. لا بد أن تتم تغطية العناصر التالية: سير عمل الإنتاج ، وعضوية الهيئة التنظيمية، وسلاسل التوريد ، ومراقبة الجودة.
يضع قسم عملية الإنتاج تفاصيل العمليات التجارية على أساس يومي. و يهدف إدراج هذا القسم في الخطة لإظهار الفهم الواضح لعملية تسليم الخدمة أو المنتج الخاص بك. من بين التفاصيل التي يجب تضمينها في هذا القسم ، الخطوط العريضة العامة للعمليات التجارية مثل أيام وساعات العمل ، والمصنع ، و المعدات ، و الأصول ، والمتطلبات الخاصة ، والمواد ، والإنتاج ، و المخزون ، و الجدوى ، و التكلفة حيث يتم تقدير تفاصيل التكلفة.
التخطيط المالي
لا تكتمل خطة العمل أبدًا إذا لم يكن لديها الأرقام اللازمة لتقدم لها الدعم المطلوب ؛ و لا بد ان تتضمن هذه الخطة التوقعات والتدفق النقدي وميزانية النفقات والعديد من الأيضاحات الأخرى.
و يعد القسم المالي أحد أهم العناصر حيث أنه يتم إدراج كل التوقعات في الفوز بالمستثمرين أو الحصول عليهم. حتى عندما لا يكون التمويل مطلوبًا ، يجب تجميع هذا القسم لتوجيه أعمالك بنجاح. حيث ستحتاج إلى تحديد هوية قسم التخطيط المالي الذي تطلبه من استثمار الملاك الرأسمالي المغامر أو حتى من الأفراد. كونهم سيرغبون حتماً في رؤية الأرقام التي تدل على أن الأعمال ستنمو بسرعة وبأن هناك استراتيجية خروج. ستطلب منك أيضًا أي مؤسسة إقراض الاطلاع على الأرقام لضمان سداد أموالها بشكل مريح. يكمن السبب الحقيقي لإعداد هذا القسم لضمان مصالحك أولاً ، حيث أنك تحتاج إلى فهم كيفية أداء المشروع. و يعتبر هذا الجزء مستنداً دائم التجدد مما يجعله قادراً على إدارة و توجيه العمل.
وتشمل المجالات التي تتم تغطيتها في الخطة المالية ما يلي: توقعات المبيعات ، وميزانية النفقات ، وتوقعات التدفق النقدي ، وتوقع الإيرادات ، وميزانية عمومية متوقعة حيث يتم عرض الأصول والاستحقاقات، وتحليل عتبة الأرباح لتوضيح تساوي الإيرادات مع التكاليف.
الجدول الزمني
يعتبر الجدول الزمني مكوناً أساسياً لخطة العمل؛ هذا هو القسم الذي تتوضح من خلاله المعالم والجداول الزمنية. و يعد الجدول الزمني قائمة بكل ما هو مطلوب لتشغيل الأعمال لفترة معينة. في جزء منه ، يتضمن هذا القسم البحث عن الاتجاه الذي تتجه فيه الأعمال إلى توقع المبيعات. يجب أن توضح أيضًا وضع العمل في الوقت الراهن. يميل معظم الأشخاص في الغالب لتقديم صورة متفائلة في الخطة ، والتي قد لا تكون واقعية بالضرورة. يجب أن تعكس الجداول الزمنية المحددة قدرتك على إنجاز الجدول الزمني.
يجب أن يتضمن الجدول الزمني ما يلي :
- الإجراءات القانونية أو الموافقات
- الحصول على مكتب أو مكان التشغيل
- توقعات البحث والتطوير
- تطوير المنتجات
- شراء معدات
- التوظيف
- شراء المواد
- إطلاق الحملة التسويقية
- تاريخ إطلاق الأعمال